Hội thảo trực tuyến, quy trình tổ chức Webinar chuyên nghiệp

Xu hướng hội nghị, hội thảo trực tuyến ngày càng tăng. Hiện nay có rất nhiều giải pháp, đa dạng thiết bị kỹ thuật số với công nghệ tiên tiến tích hợp để giúp hội thảo, hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp và hiệu quả cao nhất. Tìm hiểu ngay: Hội thảo trực tuyến là gì? Quy trình tổ chức hội thảo Webinar, hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp ra sao?

Hội thảo trực tuyến là gì?

Hội thảo trực tuyến và quy trình tổ chức hội thảo webinar, hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp
Hội thảo trực tuyến và quy trình tổ chức hội thảo webinar, hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp

Hội thảo trực tuyến (Webinar) hay còn gọi là Teleconferencing (hội nghị trực tuyến). Là cuộc họp/ cuộc gặp gỡ trực tuyến có tổ chức nhằm tổ chức sự kiện, chương trình hay thảo luận vấn đề gì đó bằng hình thức online. Người tham dự có thể lên đến hàng trăm hay hàng nghìn người. Teleconferencing có nhiều hình thức tổ chức thông qua phần mềm web hội nghị, điện thoại hội nghị hoặc các thiết bị hội nghị truyền hình phần cứng. Hiện nay, hình thức hội nghị trực tuyến còn ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, đào tạo từ xa như trường học, bệnh viện, tham mưu chỉ đạo quân sự của chính phủ,…

Ngày như, giải pháp hội thảo hội nghị trực tuyến là lựa chọn thay thế hàng đầu cho các cuộc họp truyền thống. Bởi không hạn chế về địa lý, thời gian, giảm thiểu chi phí, thời gian và nhân lực tổ chức cuộc họp offline. Đặc biệt hơn, trong thời đại Covid-19, chúng ta càng thấy rõ lợi ích đem lại của hội nghị trực tuyến, hội nghị truyền hình. 

Các hình thức hội nghị, hội thảo trực tuyến phổ biến hiện nay

1. Hình thức hội nghị trực tuyến qua phần mềm / web

Đây là hình thức video call khá phổ biến và được ưa chuộng nhiều. Có nhiều phần mềm họp trực tuyến phổ biến như Zoom, Microsoft Teams, Google Meeting, Hangout, Skype,… Nhưng đa phần phải dùng bản trả phí thì bạn mới sử dụng full chức năng.  

Xem thêm: Tổng hợp 25+ phần mềm họp trực tuyến phổ biến trên thế giới

TOP các phần mềm họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay trên toàn cầu
TOP các phần mềm họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay trên toàn cầực
  • Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp, dễ dùng và khá phổ biến
  • Nhược điểm: Không có nhiều chức năng như trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp và giới hạn người tham gia. Chất lượng hình ảnh, âm thanh cũng không cao và dễ bị ngắt nếu đường truyền mạng bất ổn. Vấn đề bảo mật cũng cần lưu ý.

2. Họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình (giải pháp phần cứng)

Đây là hình thức sử dụng hệ thống thiết bị hội nghị truyền hình chuyên nghiệp kết hợp phần mềm với nhau. Đây là hình thức khá tốn kém vì phải đầu tư các thiết bị cho các điểm cầu tham gia. Muốn họp bao nhiêu điểm thì sẽ lắp đặt cho hệ thống tương ứng. Tùy vào ngân sách đầu tư mà lựa chọn giải pháp tương ứng.

  • Ưu điểm: Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu. Và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.
  • Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu
18+ Thiết bị hội nghị truyền hình Polycom | Hội nghị trực tuyến đỉnh cao
18+ Thiết bị hội nghị truyền hình Polycom | Hội nghị trực tuyến đỉnh cao

Xem thêm TOP 18+ thiết bị hội nghị truyền hình Polycom chuyên nghiệp

3. Hình thức Họp trực tuyến qua điện thoại hội nghị

Đây là hình thức hội nghị âm thanh (hội thảo thoại) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Đây là hình thức chú tâm về đường truyền chất lượng âm thanh cao cùng khả năng thu âm tốt, loa ngoài to rõ. Hình thức này có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.

  • Ưu điểm: Chất lượng âm thanh cao + Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại)
  • Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không thấy được hình ảnh của nhau

Xem thêm giải pháp điện thoại hội nghị Polycom chuyên dụng | GIÁ CỰC ƯU ĐÃI

Quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp

Dưới đây là quy trình hướng dẫn chọn hệ thống hội thảo trực tuyến tốt nhất. Hãy cùng tìm hiểu nhé:

Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối để tổ chức hội thảo trực tuyến

Tùy vào nhu cầu tổ chức hội thảo trực tuyến kết nối điểm – điểm hay đa điểm hoặc tổ chức sự kiện online (Webinar) mà chọn giải pháp tương ứng. Nếu quy mô hội thảo hội nghị trực tuyến vừa và nhỏ, chỉ kết nối các vị trí khác nhau. Bạn có thể lựa chọn giải pháp các combo camera, loa và micro kết hợp cùng máy tính. Còn nếu tổ chức đa điểm thì cần phải đầu tư thiết bị phần cứng để đem lại hiệu quả tốt nhất. Chỉ cần bạn nói ra nhu cầu – Nam Long Telecom sẽ có các giải pháp phù hợp và tối ưu.

Chi tiết liên hệ - HOTLINE: 0903.05.8877

Bước 2: Xác định thiết bị sử dụng để kết nối

Dưới đây là các thiết bị cần có để tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp:

  • Laptop/PC
  • Phần mềm hội thảo trực tuyến
  • Camera ghi hình chất lượng cao (khuyến khích nên dùng camera chuyên dụng tích hợp micro càng tốt)
  • Màn hình TiVi, màn hình chiếu hoặc màn màn LED
  • Bộ xử lý âm thanh giúp người tương tác dễ nắm bắt được nội dung cuộc họp hơn
  • Phần mềm xử lý hình ảnh
  • Micro, codec và một số thiết bị khác đi kèm
  • Đường truyền Internet ổn định

Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp thiết bị hoặc dịch vụ hội thảo, hội nghị trực tuyến

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp thiết bị hoặc các dịch vụ hội thảo, hội nghị trực tuyến uy tín, chất lượng là điều rất cần thiết. Không những đưa ra các giải pháp tối ưu hiệu quả, đáp ứng phù hợp với nhu cầu. 

Nam Long Telecom tự hào là nhà cung cấp thiết bị họp trực tuyến, hội nghị truyền hình uy tín hàng đầu Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh nghiệm và 10 năm phát triển trong ngành thiết bị viễn thông, chúng tôi đã và đang thực hiện hàng nghìn dự án từ Bắc chí Nam. Lựa chọn Nam Long Telecom sẽ không làm bạn thất vọng.

Bước 4: Tổ chức buổi hội thảo trực tuyến Webinar thành công

Để tổ tổ chức một buổi Webinar online hiệu quả, cần lưu ý các nội dung sau

  • Xác định mục đích tổ chức Webinar
  • Lên kế hoạch tổ chức bao gồm: Thời gian/Chủ đề/Diễn giả/Nội dung
  • Gửi thư mời, thông báo cho người tham dự, quảng bá truyền thông cho sự kiện hội thảo
  • Lựa chọn công cụ, nền tảng tổ chức Webinar
  • Chuẩn bị thiết bị & Ghi hình
  • Kết thúc hội thảo, đính kèm tài liệu nội dung nếu cần

Các giải pháp thiết bị hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp

Doanh nghiệp bạn thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo hay họp hội nghị trực tuyến! Hãy đầu tư ngay bộ thiết bị – giải pháp phần cứng chuyên nghiệp. Dưới đây là một số thiết bị giải pháp hội nghị, hội thảo trực tuyến phù hợp

 

Còn nếu không muốn đầu tư chi phí quá nhiều, chỉ cần tổ chức buổi hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp. Chọn ngay giải pháp: “Dịch vụ cho thuê thiết bị hội nghị truyền hình đỉnh cao”

Giải pháp đáp ứng mọi nhu cầu: Thiết bị chuyên dụng + Chi phí thấp + Có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ

Dịch vụ cho thuê thiết bị hội nghị truyền hình
Dịch vụ cho thuê thiết bị hội nghị truyền hình

Xem thêm:

Tổng quan về hội nghị truyền hình | Hội nghị truyền hình là gì?

So sánh các giải pháp hội nghị truyền hình

18+ thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng | Thiết bị họp trực tuyến Polycom đỉnh cao

Top 9+ loa họp trực tuyến | Loa hội nghị chuyên dụng cho phòng họp phổ biến 

Top 7 camera/ webcam hội nghị đáng mua nhất 2022

Tổng hợp 5 thiết bị họp trực tuyến All-in-one HOT phổ biến hiện nay

Thiết kế mô hình hội nghị & lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình

 

Tags: Hội thảo trực tuyến, hội nghị trực tuyến; webniar, teleconference; Thiết bị hội nghị trực tuyến; giải pháp hội thảo trực tuyến; hội nghị truyền hình, hội nghị họp trực tuyến. Quy trình tổ chức Webinar chuyên nghiệp; 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

icon facebook icon tel icon email
Số điện thoại
0903 05 8877