Tạo ra không gian họp tuyệt vời, tất cả nằm ở giao tiếp

Bạn đang lên kế hoạch cho không gian họp tiếp theo? Đây là 5 câu hỏi mà bạn nên đặt ra để tạo ra không gian họp tuyệt vời. 

Làm thế nào để tạo ra không gian họp tuyệt vời?

Bạn là người Quản lý Văn phòng, có nhiệm vụ thiết lập thêm phòng họp Video để hỗ trợ cho lực lượng lao động Hybrid? Hoặc có thể bạn là IT, đang tìm kiếm trang thiết bị âm thanh hình ảnh tốt nhất cho ngân sách của mình. Bất kể chuyên môn của bạn là gì, bạn có thể đã nhận ra việc nói chuyện “liên-phòng ban” quan trọng như thế nào. Đã qua những ngày mà công nghệ quyết định thiết kế phòng.

Thiết bị video hiện đại đã mở ra nhiều cơ hội cho các chuyên gia CNTT và thiết kế nội thất cùng làm việc, tạo ra những không gian chức năng, dễ sử dụng và đẹp mắt. Điều đó không dễ dàng, bởi bạn đang đeo nhiều mũ khác nhau và có thể cảm thấy như đang nói các ngôn ngữ khác nhau. Những câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn đảm bảo đội ngũ thiết kế không gian họp đang đi đúng hướng để tạo ra một kết quả ấn tượng.

#1 Bạn đã tập hợp đủ đội ngũ cần thiết cho phòng họp chưa?

Câu hỏi đầu tiên cần đặt là bạn đã tập hợp được những người cần thiết trong phòng họp hay chưa. Có vẻ là rõ ràng phải không? Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn gặp trở ngại ngay từ đầu, nghĩ rằng họ vẫn có thể lên kế hoạch phòng họp như cách làm năm năm trước.

Hãy làm sáng tỏ. Để tạo ra không gian họp tuyệt vời, đội ngũ lên kế hoạch không gian họp nên bao gồm những bên liên quan như CNTT, Mua sắm, Quản lý Cơ sở vật chất, Quản lý Văn phòng và bất kỳ ai có quyền quyết định về ngân sách và phê duyệt cuối cùng. Bạn cũng có thể muốn được hỗ trợ từ các tư vấn viên bên ngoài như nhà thiết kế và kiến trúc sư. 

#2. Làm sao để mọi người tham gia họp đều bình đẳng?

“74% Công ty tại Mỹ đang (hoặc có dự định) hoạt động theo mô hình làm việc Hybrid “www.zippia.com/advice/hybrid-work-statistics

Với số lượng công ty cam kết sử dụng hình thức làm việc kết hợp giữa tại văn phòng và từ xa ngày càng tăng, việc đảm bảo nhân viên từ xa và tại văn phòng đều cảm thấy tham gia và được chú ý trong các cuộc họp video hàng ngày là rất quan trọng. Trong một thời gian dài, nếu bạn và một số thành viên của nhóm của bạn đang ở trong phòng họp, bạn sẽ không được quan sát rõ như những người tham gia họp một mình trên máy tính xách tay, máy tính để bàn hoặc thiết bị di động. 

Do đó, Neat đã phát triển Neat Symmetry – công nghệ được cấp bằng sáng chế của chúng tôi kết hợp trí tuệ nhân tạo tiên tiến với cảm biến độ phân giải cao để phát hiện tất cả mọi người trong phòng họp, phóng to từng người và tự động tập trung vào họ, sau đó hiển thị họ lên màn hình của những người tham gia từ xa một cách rõ ràng hơn bao giờ hết. Công nghệ này khôi phục sự đối xứng quan trọng để tạo cảm giác công bằng thực sự cho các nhóm phân tán. Điều này tăng cường tinh thần và năng suất làm việc. Hãy đảm bảo rằng bạn đang yêu cầu cách thức để đảm bảo công bằng trong cuộc họp, ngay từ đầu.

Xem thêm Tìm hiểu các công nghệ của Neat

#3 Làm thế nào để không gian họp linh hoạt nhất có thể?

Với sự phát triển của Hội Nghị Truyền Hình, các không gian họp cần được đa dụng để phù hợp với các mục đích sử dụng khác nhau của các nhóm. Từ cuộc họp hàng ngày đến các phiên tư duy sáng tạo, các thiết bị hội nghị video có thể đáp ứng nhiều loại họp hội khác nhau là một đầu tư tuyệt vời. 

Ví dụ như Neat Board, một màn hình cảm ứng đa chạm 65 inch với âm thanh hiệu suất cao và máy ảnh góc rộng linh hoạt, hoàn hảo cho các buổi trình bày, tư duy và sáng tạo. Neat Board cũng dễ dàng mang đi, dễ dàng kéo từ không gian này sang không gian khác trên chân đế chắc chắn và thanh lịch. Từ đó dễ dàng tạo ra khu vực họp nhóm tức thì ở bất kì nơi nào bạn muốn.

Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một không gian họp nhỏ hơn với video, thì Neat Frame là một lựa chọn tuyệt vời. Thiết bị họp video tích hợp này lý tưởng cho các gian phòng họp nhóm, phòng tập trung và cả bàn làm việc linh hoạt, dễ dàng kết nối với laptop – đồng thời bảo vệ sự riêng tư của người dùng. 

Neat Frame cũng có thể được sử dụng trong các sảnh chờ. Với tính năng virtual receptionist, Neat Frame giúp khách truy cập kết nối với một nhân viên tiếp tân qua video chỉ với 1 lần chạm. Giúp một người có thể chào đón khách đến tòa nhà mà không cần phải ngồi ở bàn tiếp tân.

Bất kể bạn đang lên kế hoạch cho loại không gian họp nào, hãy quan tâm đến tính đa dụng. Bạn sẽ khoản đầu tư bảo đảm cho tương lai và có được giá trị tối đa từ các thiết bị video của mình.

CHI TIẾT NEAT BOARD, NEAT FRAME

#4 Thẩm mỹ bạn muốn cho không gian họp?

Khi xây dựng một không gian hấp dẫn, tạo ấn tượng với khách hàng và nhân viên của mình, bạn có nhiều lựa chọn. Tuy nhiên, có rất nhiều điều cần xem xét, vì vậy hãy bắt đầu từ trang trí nội thất, màu sắc, ánh sáng, đồ nội thất và những thứ tương tự sớm. Bạn cũng có thể khiến công việc này trôi chảy hơn bằng cách làm việc với các công ty công nghệ video quen thuộc với việc làm việc cùng với các nhà thiết kế.

Nhờ kiểu dáng thanh lịch và tối giản, thiết bị hội nghị truyền hình của Neat đang trở thành một lựa chọn yêu thích của các công ty thiết kế và kiến trúc. Và điều này đồng nghĩa với việc đội ngũ Neat có kinh nghiệm làm việc cùng với các công ty trong các lĩnh vực này. Không phải công ty công nghệ nào cũng có thể nói điều đó, và đó là một lợi ích mà Neat có thể truyền đạt cho khách hàng đang tìm kiếm thiết kế không gian nổi bật. 

#5 Bạn có đang thiết lập cho mình quyền kiểm soát đầy đủ không?

Cuối cùng, bạn sẽ muốn khả năng cài đặt, quản lý và sử dụng các thiết bị họp của mình dễ dàng. Tất cả các thiết bị của Neat đều được thiết kế để đơn giản. Bất kì ai cũng có thể cài đặt nhanh chóng ngay khi mở hộp nhờ hướng dẫn dễ hiểu. Kết nối cuộc gọi video đầu tiên cũng rất dễ dàng, quy trình trực quan không đòi hỏi đào tạo.

Về việc quản lý, Neat Pulse là gói dịch vụ toàn diện của Neat cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành mở rộng, quản lý đám mây và giám sát cho tất cả các thiết bị Neat của bạn. Neat Pulse cũng là cách tuyệt vời để xem dữ liệu và thông tin cung cấp bởi Neat Sense. Bao gồm phân tích phòng chính xác và thời gian thực như số người, chất lượng không khí, độ ồn và điều kiện chiếu sáng, giúp không gian họp an toàn, khỏe mạnh và tiết kiệm chi phí hơn.

Nam Long Telecom là nhà cung cấp giải pháp họp trực tuyến, hội nghị truyền hình hàng đầu thị trường. Sẽ giúp bạn tạo ra không gian họp tuyệt vời với những giải pháp hiệu quả và tối ưu chi phí nhất.

• Hotline: 0903 05 88 77 (Mr. Cường).
• Email: cuong.truong@namlongtelecom.vn

Tìm hiểu thêm:

Neat – giải pháp hội nghị truyền hình mới

Case Study: Ngân hàng Peapack-Gladstone sử dụng thiết bị Neat như thế nào?