Huddle là gì? Thuộc lòng 5 nguyên tắc vàng để họp nhanh hiệu quả

Huddle là gì? Huddle chính là từ để biểu thị cho một cuộc họp nhóm nhanh và hiệu quả. Cùng học thuộc lòng 5 nguyên tắc vàng để tổ chức huddle meeting hiệu quả nhé.

Huddle là gì?

Huddle hay Huddle Meeting là cụm từ dùng để chỉ những cuộc họp ngắn dưới 20 phút giữa các thành viên trong nhóm nhỏ. Mục tiêu là để cập nhật nhanh tình hình công việc, giải quyết những khó khăn, khúc mắc cũng như đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm.

05 Nguyên tắc vàng giúp họp nhanh Huddle hiệu quả hơn

Nếu bạn đóng vai trò là một trưởng phòng, team lead hoặc quản lý 1 dự án nhất định thì nên tìm hiểu và áp dụng 5 nguyên tắc sau để có thể tổ chức một cuộc họp nhanh hiệu quả nhất nhé.

1. Xác định mục tiêu rõ ràng

Trước khi tổ chức cuộc họp Huddle, bạn cần tự trả lời 3 câu hỏi sau:

• Mục tiêu chính của cuộc họp này là gì? Có thể là cập nhật tiến độ công việc, giải quyết vấn đề nội bộ, lên kế hoạch cho tuần tiếp theo,…
• Những vấn đề hoặc câu hỏi nào đang cần giải quyết? Lý do tiến độ dự án đang bị chậm so với dự tính, xác định khó khăn gặp phải từ các thành viên.
• Kết quả mong muốn sau khi cuộc họp này kết thúc là gì?

2. Chuẩn bị nội dung trước khi họp

Sau khi bạn đã xác định được mục tiêu khi tổ chức cuộc họp. Bạn cần lên nước nội dung, những ý mà bạn muốn truyền đạt đến các thành viên của mình. Đảm bảo rằng bạn có thể diễn đạt trôi chảy và đầy đủ ý nhất trong cuộc họp Huddle.

Ví dụ, nếu một chiến dịch được đề ra và tiến độ chậm hơn rất nhiều so với dự kiến. Bạn nên đặt ra trước một số câu hỏi và gửi cho các thành viên. Điều giúp các bạn ấy có thời gian để nhận định sự việc, trình bày và đưa ra ý kiến góp ý mang lại sự hiệu quả cao nhất.

3. Kiểm soát thời gian và tần suất tổ chức

Với một cuộc họp Huddle thì thời gian diễn ra trong khoảng 15 – 20 phút, tốt nhất là tổ chức vào đầu buổi sáng. Chính vì vậy người chủ trì phải biết cách phân bố quỹ thời gian sao cho hợp lý. Tránh các vấn đề lan man gây mất thời gian dẫn đến gián đoạn công việc.

Ngoài ra thì tần suất tổ chức cuộc họp Huddle cũng rất quan trọng. Trừ khi có những thay đổi quan trọng cần trao đổi gấp không thì 1 đến 2 lần trên 1 tuần là con số hợp lý. Bởi họp ít quá sẽ gây mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc, mà họp quá ít thì không thể cập nhật tình tình, khó khăn của các thành viên kịp thời cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

4. Công cụ hỗ trợ trong cuộc họp

Khi các bạn làm việc cố định tại một địa chỉ nào đó. Bạn có thể tổ chức họp Huddle offline với các công cụ cần thiết như bảng trắng, viết lông để trình bày. Trường hợp lĩnh vực có nhiều số liệu, hình ảnh,… thì khuyến khích là nên sử dụng màn hình tương tác thông minh. Nó sẽ giúp cuộc họp trở nên trực quan hơn.

Trường hợp các thành viên đều làm online và vị trí địa lý cách xa nhau. Thì họp Huddle Meeting là lựa tối ưu. Bạn có thể sử dụng các phần mềm Zoom, Microsoft Team hoặc Google Meet để tổ chức cuộc họp trực tuyến. Về phần trình bày, bạn có thể sử dụng các phần mềm bảng trắng online miễn phí giúp tiết kiệm chi phí nhé.

Tham khảo thêm:

Phần mềm bảng trắng online miễn phí tốt nhất 2024

Neat Board – Màn hình tương tác hỗ trợ Microsoft Teams – Zoom

5. Kết thúc cuộc họp với kết quả rõ ràng

Đây là nguyên tắc cuối cùng và cũng mang ý nghĩa quan trọng nhất. Bất kỳ một cuộc họp nào tổ chức cũng cần có kết quả và không riêng gì họp nhanh Huddle. Bạn cần đảm bảo rằng sau cuộc họp, các thành viên đã nắm bắt được toàn bộ vấn đề, công việc cần làm cũng như trách nhiệm của họ.

Một số lưu ý tránh nhầm lẫn khi chức họp nhanh Huddle

Cuộc họp nhanh Huddle là để báo cáo công việc

Anh chị chủ trì lưu ý, Huddle là một cuộc họp nhanh và không đi sâu vào chi tiết từng công việc cụ thể. Mà mục đích chính của họp nhanh chính là:

• Cải thiện giao tiếp và cập nhật nhanh tiến độ công việc của các thành viên.
• Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc của nhau và mục tiêu chung.
• Giải quyết nhanh các vấn đề nhỏ xảy ra trong quá trình làm việc trước khi nó trở thành vấn đề lớn.
• Nâng cao teamwork, gắn kết và tạo động lực làm việc hiệu quả hơn.

Có thể kéo dài thời gian để mọi người nói chuyện

Bạn nên lưu ý cuộc họp nhanh với mục đích cải thiện và xúc tiến công việc. Anh chị chủ trì lưu ý không để tình trạng nói chuyện phiếm xảy ra. Nó khiến cuộc họp kéo dài và không mang lại kết quả thậm chí làm chậm tiến độ công việc.

Hạn chế chia sẻ khó khăn tránh bị chỉ trích

Việc hạn chế chia sẻ khó khăn để tránh bị chỉ trích là một suy nghĩ sai lầm. Khi không chia sẻ khó khăn, các vấn đề sẽ không được giải quyết kịp thời. Điều này làm giảm hiệu suất công việc và gây ra sự hiểu lầm hoặc tranh cãi giữa các thành viên.

Chia sẻ khó khăn không chỉ giúp bạn nhận được sự hỗ trợ và lời khuyên mà còn tạo điều kiện cho việc hợp tác hiệu quả hơn, xây dựng mối quan hệ tin cậy. Đó là cơ sở giúp nhóm phát triển mạnh mẽ và đạt được các mục tiêu chung.

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp quý bạn đọc hiểu được Huddle là gì? Đồng thời nắm rõ 5 nguyên tắc vàng giúp họp nhanh hiệu quả. Anh chị nào đang có nhu cầu tìm kiếm thiết bị cho phòng họp nhanh Huddle thì liên hệ Nam Long Telecom để được hỗ trợ tư vấn chi tiết nhé.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 0903 05 88 77
• Email: cuong.truong@namlongtelecom.vn

Tag: huddle, daily huddle, huddle là gì, huddle meeting là gì, họp huddle meaning, họp nhanh là gì, bí quyết họp nhanh