Khi nâng cấp phòng họp trực tuyến, nhiều UBND thường đứng trước một lựa chọn khá thực tế: tiếp tục dùng TV hay đầu tư màn hình tương tác cho UBND xã phường? Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại phụ thuộc rất nhiều vào cách đơn vị đang tổ chức họp: chỉ họp trực tuyến hay có thảo luận, xử lý công việc ngay trong cuộc họp.
Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ:
- Khi nào nên dùng màn hình tương tác cho UBND xã phường
- Khi nào TV là đủ
- Và quan trọng nhất: đầu tư sao cho không lãng phí ngân sách.
Mục lục
- Không phải phòng họp nào cũng cần màn hình tương tác
- Màn hình tương tác cho UBND xã phường giúp thay đổi cách họp như thế nào?
- Khi nào TV vẫn là lựa chọn phù hợp hơn?
- Kích thước màn hình nào phù hợp với phòng họp UBND xã, phường?
- Case thực tế: màn hình tương tác cho UBND xã phường Long Thạnh (Long An)
- Kết luận
Không phải phòng họp nào cũng cần màn hình tương tác
Trên thực tế, không phải cứ đầu tư thiết bị hiện đại hơn là hiệu quả hơn.
Nếu phòng họp chủ yếu phục vụ các cuộc họp trực tuyến với cấp trên, theo dõi chỉ đạo điều hành hoặc trình chiếu tài liệu cơ bản thì một chiếc TV kích thước phù hợp hoàn toàn có thể đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng với chi phí đầu tư thấp hơn.
Ngược lại, với những phòng họp thường xuyên tổ chức giao ban, thảo luận kế hoạch công việc, rà soát tiến độ hoặc cần trao đổi trực tiếp trên tài liệu thì màn hình tương tác cho UBND xã phường lại phát huy hiệu quả rõ rệt hơn.
Nói cách khác, câu hỏi không phải là:
“Màn hình tương tác có tốt hơn TV hay không?”
Mà là:
“Phòng họp của đơn vị đang cần gì?”
Trong nhiều cuộc họp hiện nay, phòng họp không chỉ dùng để theo dõi hình ảnh từ điểm cầu cấp trên mà còn phải trình chiếu báo cáo, kế hoạch công tác, số liệu chuyên môn hoặc nội dung cần thảo luận ngay tại cuộc họp. Đây cũng là lúc sự khác biệt giữa TV và màn hình tương tác bắt đầu trở nên rõ ràng hơn.
Màn hình tương tác cho UBND xã phường giúp thay đổi cách họp như thế nào?
Điểm dễ thấy nhất là không còn phải chuyển qua lại giữa máy tính, bảng viết và màn hình trình chiếu nữa.
Người chủ trì có thể viết trực tiếp lên tài liệu đang hiển thị, khoanh vùng chỗ cần chú ý hoặc đánh dấu những nội dung quan trọng ngay trên màn hình. Những thao tác này diễn ra luôn trong lúc họp, không cần chuẩn bị thêm bảng hay giấy ghi chú riêng.
Trong các cuộc họp giao ban hoặc triển khai nhiệm vụ, cách làm này giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian vì mọi người nhìn và trao đổi trên cùng một nội dung, không bị “lệch phiên bản”.
Ngoài ra, thay vì phải dùng nhiều thiết bị tách rời như TV, máy chiếu hay bảng viết, mọi thứ được gom lại trên một màn hình. Phòng họp vì vậy cũng gọn hơn, ít thiết bị phụ trợ hơn.
Quan trọng hơn là cách trao đổi cũng trực tiếp hơn. Người tham dự không chỉ ngồi xem nội dung trình chiếu mà có thể cùng thảo luận ngay trên tài liệu đang hiển thị, đặc biệt hữu ích khi cần chốt phương án hoặc xử lý công việc ngay tại cuộc họp.
Khi nào TV vẫn là lựa chọn phù hợp hơn?
Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm, nhưng không phải phòng họp nào cũng cần đầu tư màn hình tương tác.
TV vẫn là lựa chọn hợp lý nếu phòng họp:
- Chủ yếu phục vụ họp trực tuyến
- Chỉ cần hiển thị hình ảnh từ điểm cầu cấp trên
- Ít trình chiếu tài liệu
- Không có nhu cầu thao tác trực tiếp trên nội dung.
Đối với phòng làm việc lãnh đạo hoặc phòng họp dưới 10 người, TV thường là phương án có hiệu quả đầu tư tốt hơn.
Kích thước màn hình nào phù hợp với phòng họp UBND xã, phường?
Việc lựa chọn kích thước màn hình tương tác cho UBND xã phường không nên dựa trên tiêu chí “càng lớn càng tốt” mà cần phù hợp với diện tích phòng họp, khoảng cách quan sát và số lượng người tham dự thường xuyên.
| Quy mô phòng họp | Kích thước đề xuất |
| Dưới 10 người | 55-65 inch |
| 10-20 người | 65-75 inch |
| Trên 20 người | 75 inch trở lên hoặc kết hợp nhiều màn hình |
Trên thực tế, phần lớn phòng họp tại UBND xã, phường hiện nay thường phù hợp với màn hình từ 65-75 inch, vừa đảm bảo khả năng hiển thị nội dung rõ ràng cho toàn bộ người tham dự, vừa tối ưu chi phí đầu tư.
Hiện nay, các dòng màn hình tương tác Hikvision được Nam Long Telecom cung cấp với nhiều lựa chọn kích thước từ 55 inch đến 86 inch, phù hợp từ phòng lãnh đạo, phòng họp giao ban đến hội trường quy mô lớn, giúp các đơn vị dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.
Case thực tế: màn hình tương tác cho UBND xã phường Long Thạnh (Long An)
Tại UBND xã Long Thạnh (Long An), phòng họp trước đây sử dụng TV để họp trực tuyến và trình chiếu tài liệu trong các buổi giao ban…
Sau khi nâng cấp lên màn hình tương tác 98 inch Hikvision, người chủ trì có thể thao tác trực tiếp trên nội dung trong cuộc họp, giúp trao đổi nhanh và tập trung hơn.
UBND xã Long Thạnh sau khi dùng màn hình tương tác 98 inch Hikvision đã cải thiện rõ cách vận hành cuộc họp: giảm ghi chép rời rạc, xử lý nội dung trực tiếp ngay trong buổi họp.
Kết luận
Màn hình tương tác không phải là thiết bị bắt buộc đối với mọi UBND xã, phường. Tuy nhiên, với những phòng họp thường xuyên tổ chức họp trực tuyến kết hợp trình chiếu, thảo luận và xử lý công việc ngay tại cuộc họp, đây là khoản đầu tư có thể mang lại hiệu quả sử dụng lâu dài.
Nếu cần tư vấn giải pháp phòng họp trực tuyến hoặc lựa chọn màn hình tương tác cho UBND xã phường, Nam Long Telecom sẵn sàng hỗ trợ khảo sát thực tế và đề xuất phương án phù hợp với từng đơn vị.
Tư vấn giải pháp màn hình tương tác cho UBND xã, phường
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0903 05 8877
- Email: cuong.truong@namlongtelecom.vn
