Tin tức, Tin tức hàng ngày
Thiết bị họp online hỗ trợ làm việc nhóm từ xa
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về thiết bị họp online mới – Neat! Dòng thiết bị hội nghị online tích hợp All-in-one, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho làm việc nhóm từ xa.
Mục lục
Giới thiệu chung:
- Các thiết bị họp online bao gồm máy tính và các thiết bị họp video chuyên dụng: webcam, video bars, video màn hình cảm ứng.
- Các thiết bị cộng tác video được sử dụng trong tất cả các ngành khi họ có nhu cầu làm việc từ xa và tại văn phòng.
- Các thiết bị họp online chất lượng giúp mọi người trao đổi với nhau như đang gặp mặt trực tiếp, từ đó giúp nâng cao chất lượng cuộc họp cũng như hiệu quả trong công việc.
- Các phương pháp để họp trực tuyến từ xa bao gồm việc sử dụng các nền tảng quản lý dự án trực tuyến và tránh những phiền nhiễu trong cuộc họp video.
Thiết bị họp online là gì?
Thiết bị họp trực tuyến là phần cứng chạy phần mềm họp video. Có hai loại chính:
1. Thiết bị hội họp online cá nhân
Thông thường, người dùng cá nhân hay sử dụng máy tính để tham gia cuộc họp video. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo thiết bị cá nhân Neat Frame để kết hợp với máy tính và mang lại trải nghiệm họp video chất lượng cao.
2. Thiết bị cho phòng họp trực tuyến
Ngày nay, hầu hết các phòng họp hiện đại đều được trang bị công nghệ họp ảo. Trong đó sẽ có một màn hình để hiển thị những người tham gia từ xa và hỗ trợ chia sẻ màn hình của người phát biểu. Ngoài ra còn có một webcam để ghi hình, cũng như micrô và loa để mọi người có thể trao đổi với nhau.
Thiết bị họp Neat Bar là thiết bị hội nghị online All-in-one tích hợp webcam, micro và loa. Được trang bị camera góc nhìn 120° với khả năng thu phóng lên đến 8x, có thể ghi lại hình ảnh mọi người trong phòng một cách dễ dàng.
Neat Board với màn hình cảm ứng đa điểm 65 inch sống động, cùng hệ thống âm thanh mạnh mẽ và camera góc rộng linh hoạt. Neat Board mang đến cho người dùng trải nghiệm cộng tác hơn cả một cuộc họp video và chia sẻ nội dung không dây. Giống như tất cả các thiết bị Neat, nó cũng được trang bị tính năng Neat Symmetry, hiển thị mọi người trong phòng họp như nhau cho dù họ ở phía trước hay phía sau, đang ngồi hay di chuyển xung quanh.
Ai nên sử dụng Thiết bị hội họp trực tuyến?
Bất cứ ai cũng có thể sử dụng các thiết bị họp trực tuyến để phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, đối tượng thường xuyên sử dụng là những người làm việc tại nhà, ngoài văn phòng, thường được gọi chung là những người làm việc từ xa.
Mặc dù vậy, nhân viên làm việc tại văn phòng cũng thường xuyên sử dụng thiết bị họp trực tuyến khi họ muốn kết nối và cộng tác với đồng nghiệp và khách hàng ở xa.
Theo thống kê của McKinsey và Ipsos trong năm 2022, khoảng 58% người Mỹ có cơ hội làm việc tại nhà ít nhất một ngày một tuần, trong khi 38% không bắt buộc phải có mặt tại văn phòng.
Lợi ích của việc sử dụng thiết bị họp online cho các nhóm làm việc từ xa
Sử dụng các thiết bị cộng tác ảo giúp bạn kết nối với mọi người từ bất kỳ địa điểm nào trên toàn thế giới, giúp giảm thiểu việc đi lại và tiết kiệm được thời gian, tiền bạc,…
Công nghệ họp hiện đại này có thể giúp bạn ghi lại các cuộc họp dễ dàng và đặt phụ đề cho chúng, cải thiện khả năng truy cập cho những người khiếm thính hoặc sử dụng một ngôn ngữ khác.
Lợi ích của các thiết bị họp trực tuyến chuyên dụng vượt xa những gì mà máy tính có thể mang lại. Bạn có thể tham khảo tính năng của các thanh video như Neat Bar, Neat Bar Pro, hay bảng tương tác thông minh Neat Board và thiết bị cá nhân Neat Frame.
Các tính năng nổi bật của thiết bị hội họp online
- Nâng cao chất lượng hình ảnh – Người dùng được trải nghiệm hình ảnh chân thực hơn nhờ camera có độ phân giải cao và chức năng thu phóng kỹ thuật cao.
- Nâng cao tính công bằng về hình ảnh – Mọi người tham gia đều được hiển thị trên màn hình, bất kể vị trí của họ ở gần hay xa webcam.
- Tự do di chuyển – Mặc dù di chuyển khỏi chỗ ngồi nhưng khuôn mặt của bạn vẫn được hiển thị rõ nét trên màn hình.
- Đối thoại tự nhiên hơn – Âm thanh hiệu suất cao giúp cuộc trò chuyện được rõ ràng hơn ngay cả khi có 2 hoặc nhiều loa chồng lên nhau. Đồng thời, loại bỏ được những tạp âm không đáng có.
- Quyền riêng tư – Đặt vùng trực quan cho cuộc họp của bạn, đảm bảo không có gì ngoài vùng đó hiển thị trong cuộc họp của bạn. Điều này tăng cường sự riêng tư khi làm việc tại nhà và cũng giúp giữ bí mật thông tin được viết trên tường của không gian họp văn phòng.
- Chất lượng không khí và dữ liệu sử dụng phòng – Với công nghệ Neat Sense, các thiết bị Neat sẽ phân tích và cung cấp cho bạn các thông tin: nhiệt độ, độ ẩm,… chính xác theo thời gian thực để có không gian họp an toàn hơn.
- Các cuộc họp ảo hiệu quả hơn – Tất cả những lợi ích trên làm cho trải nghiệm họp trực tuyến hiệu quả hơn so với các giải pháp hội nghị truyền hình cũ.
6 thực tiễn của thiết bị họp trực tuyến
- Chọn đúng phương tiện cho thông điệp của bạn
Đối với những tin nhắn ngắn, cá nhân bạn nên dùng Slack và gọi video khi muốn thảo luận chi tiết. Đừng mắc sai lầm là lúc nào cũng gọi video kể cả những việc không gấp, điều này khiến bạn mệt mỏi.
Tự hỏi bản thân:
- Liệu thông tin này cần thiết một cuộc gọi video hay chỉ cần email hoặc gửi tin nhắn trên Slack?
- Người ta có đánh giá cao việc có thể đóng góp ý kiến qua thảo luận, hay chỉ cần nhận thông tin đã được quyết định sẵn?
- Cộng tác và đồng sáng tạo hiệu quả
Hai cái đầu lúc nào cũng suy nghĩ tốt hơn một. Vì vậy đừng ngại công tác với thành viên trong nhóm chỉ vì bạn đang làm việc từ xa.
Sau đây là một số hoạt động bạn có thể nên họp qua video:
- Họp về các chương trình và định dạng
- Lịch trình kế hoạch
- Lên concept sáng tạo
- Thuyết trình
- Thuyết trình gọi vốn/ bán hàng (business pitch)
Đảm bảo rằng bạn có nền tảng và thiết bị họp trực tuyến phù hợp sẽ giúp cho việc đồng sáng tạo trở nên đơn giản. Zoom Whiteboard được tạo ra để cộng tác từ xa, khiến cuộc họp sống động hơn. Team có thể ghi lại ý tưởng trên phần note của Zoom Whiteboard. Sử dụng Zoom Whiteboard với Neat giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng và an toàn.
- Tổ chức file
Bảo mật các tài liệu và thông tin trong một ứng dụng cộng tác trực tuyến an toàn như Slack. Những ứng dụng này sẽ lưu trữ các tin nhắn và tài liệu theo kênh/ chủ đề/ nhóm. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ và tích hợp những app khác như Google Calendar.
- Sử dụng những công cụ quản lý dự án trực tuyến
Làm việc từ xa rất dễ khiến team không biết người khác đang làm gì, người quản lý sẽ không theo sát được tiến độ của dự án. Do đó, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng một ứng dụng quản lý dự án như Asana.
- Giao tiếp
Cố gắng dành thời gian để tạo ra những hoạt động xả hơi online, hoặc những hoạt động có tổ chức như đố vui trực tuyến hay câu lạc bộ sách. Tuy nhiên đừng ép buộc vì những người quá bận rộn có thể không bị áp lực phải tham gia.
- Lưu ý đến chênh lệch múi giờ
Đồng nghiệp của bạn ở nước khác có thể đang phải dỗ con đi ngủ hoặc chuẩn bị đi ngủ, tùy vào múi giờ của họ. Vì vậy, tránh lên lịch cuộc họp vào thời gian không thuận tiện cho họ, và ghi lại cuộc họp trong trường hợp họ không thể tham gia cuộc họp.
Kết luận
Giải pháp làm việc trực tuyến những công cụ giúp việc họp hành và cộng tác qua mạng tự nhiên nhất có thể, giúp team của bạn kết nối và làm việc hiệu quả nhất.
Bạn có thể tìm hiểu tính năng của các giải pháp họp trực tuyến Neat được công nhận qua nhiều giải thưởng, và từ đó tìm ra thiết bị hoàn hảo nhất cho nhu cầu của bạn.
Tham khảo các thiết bị Neat TẠI ĐÂY
