14 cách sáng tạo thiết kế workspace linh hoạt cho văn phòng làm việc của bạn

Thiết kế workspace linh hoạt phải đạt có sự cân bằng giữa sự thoải mái, chức năng, năng suất và tính thẩm mỹ. Dưới đây là 14 cách giúp văn phòng làm việc workspace linh hoạt và tiện dụng hơn.

Tại sao tính linh hoạt là chìa khóa cho không gian văn phòng làm việc workspace!?

Không gian linh hoạt cho phép doanh nghiệp thực hiện những thay đổi cần thiết mà không cần phải tu sửa toàn bộ văn phòng.

Một trong những ý tưởng không gian linh hoạt phổ biến nhất là kết hợp định dạng tủ – Rất có lợi cho không gian làm việc cộng tác. Điều này cho phép các nhóm/phòng ban tập hợp khi cần thiết mà không cần phải đặt phòng hội nghị chuyên dụng hoặc mang các thiết bị cho cuộc họp. Các phương pháp thiết kế cần xem xét bao gồm:

1. Tạo sơ đồ tầng mở

Kế hoạch sàn mở khuyến khích sự tương tác giữa các nhân viên. Cân nhắc bằng các bức tường di động và đồ nội thất có thể được cấu hình lại khi cần thiết. 

2. Sử dụng đồ nội thất mô-đun

Đồ nội thất mô-đun mang lại cho bạn nhiều tiện ích hơn vì chúng có thể dùng cho nhiều mục đích khác nhau. Điều này dễ dàng giúp không gian rộng hơn, chứa thêm người hay thêm phòng họp.

3. Phát triển đa dạng không gian

Khu vực tiếp khách thỏa mái – phòng họp nhóm – không gian chung, là nơi tụ họp và cộng tác hoặc làm việc độc lập. Điều này giúp nhân viên thỏa mái và làm việc tốt hơn.

4. Bao gồm các yếu tố hấp thụ âm thanh

Âm thanh có thể gây mất tập trung, đặc biệt là khi nhân viên đang tập trung làm việc. Hãy đảm bảo văn phòng có những vật dụng cách âm tốt, hấp thụ âm thanh như thảm, tấm ốp tường. Trong các cuộc họp online, hãy nên sử dụng các thiết hội nghị có tích hợp công nghệ lọc tạp âm, khử ồn khử âm nhiễu tốt.

Xem thêm: 

4 công nghệ nổi bật có sẵn trong thiết bị Poly (Polycom)

Công nghệ AI hiện đại tích hợp sẵn trên thiết bị Neat

Tăng cường sự thoải mái và hạnh phúc

Những nhân viên làm việc trong môi trường thoải mái sẽ làm việc hiệu quả hơn, gắn kết và hài lòng với công việc hơn. Môi trường làm việc thoải mái giúp giảm mức độ căng thẳng và tăng cường sức khỏe tổng thể. Gặt hái những lợi ích này bắt đầu với thiết kế không gian làm việc tốt. 

5. Thiết lập khu yên tĩnh

Các khu vực yên tĩnh giúp người lao động cảm giác kiểm soát được môi trường và giảm tác động phân tâm đối với hiệu suất làm việc. Đây có thể là các khoảng cách âm riêng lẻ, phòng chuyên dụng hoặc không gian yên tĩnh – Nơi người lao động phải giữ mức độ tiếng ồn ở mức thấp.

6. Lựa chọn nội thất tiện dụng

Nhân viên dành trung bình 3,44 giờ ngồi làm việc mỗi ngày. Đó là lý do tại sao cần phải có ghế, bàn làm việc và thiết bị hỗ trợ tư thế tốt và thoải mái. Đồ nội thất có thể làm giảm đáng kể sự khó chịu và đau đớn do tư thế xấu hoặc chấn thương căng thẳng lặp đi lặp lại.

Ví dụ, màn hình có thể điều chỉnh độ cao giúp giảm mỏi cổ khi gọi điện video. Nếu bạn đang sử dụng thiết bị hội họp với camera góc rộng tự điều chỉnh, tự do đi lại trong phòng. 

7. Kết hợp các yếu tố tự nhiên

Cây xanh có thể cải thiện chất lượng không khí trong nhà bằng cách loại bỏ độc tố. Điều này không chỉ có lợi cho sức khỏe thể chất mà cả tinh thần của người lao động. Các nghiên cứu của NIH đã phát hiện ra: Việc tiếp xúc với thiên nhiên có thể làm giảm mức độ căng thẳng và cải thiện tâm trạng.

8. Bao gồm cả ánh sáng tự nhiên

Tiếp xúc với ánh sáng tự nhiên có liên quan đến giấc ngủ ngon hơn và ít mệt mỏi hơn. Những hiệu ứng này có thể tăng năng suất trong ngày làm việc. Ánh sáng tốt cũng có thể làm giảm mỏi mắt và nhức đầu, giúp bạn tăng năng suất.

9. Cung cấp các chỉ số trạng thái

Nếu không có cửa và văn phòng riêng, nhân viên có thể dễ bị gián đoạn khi làm việc. Cung cấp thể hiện “trạng thái” làm việc để giảm các cuộc viếng thăm đột xuất từ ​​đồng nghiệp và cho phép nhân viên tập trung. Ví dụ, điều này có thể tạo ra các khu vực cho phép hoặc không cho phép gián đoạn.

10. Tạo không gian ngoài trời

Nếu có thể, việc thêm không gian làm việc ngoài trời có thể mang lại điều kỳ diệu cho sức khỏe và năng suất của nhân viên. Điều này mang lại cho họ một cách để duy trì kết nối với thiên nhiên; Điều này đã được chứng minh là cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần. Việc thêm các khu vực có bóng râm giúp nhân viên có không gian làm việc mà không bị phơi nắng. Họ cũng có thể nhìn rõ màn hình hơn khi không ở dưới ánh sáng mặt trời trực tiếp.

Tích hợp công nghệ

Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong thiết kế không gian văn phòng workspace. Trong quá khứ, nhân viên đã bị ràng buộc vào bàn làm việc vì các kết nối công nghệ cố định. Các giải pháp ngày nay mang đến sự linh hoạt hơn mà các doanh nghiệp có thể áp dụng trong các ý tưởng về không gian linh hoạt của họ.  

11. Thêm truy cập internet tốc độ cao toàn cơ sở

Ngày nay, kết nối internet không còn là thứ xa xỉ mà đã trở thành điều cần thiết. Nhân viên cần truy cập internet trong toàn bộ tòa nhà để thực hiện công việc của họ, bất kể họ tập trung ở đâu. Điều này giúp duy trì công việc tiến lên trong khi cho phép nhân viên kiểm soát nhiều hơn về cách thức và địa điểm họ làm việc.

12. Bao gồm các giải pháp kỹ thuật số để cộng tác

Đầu tư vào các công cụ cộng tác kỹ thuật số cho phép đồng nghiệp cộng tác ngay cả khi họ không thể ở cùng nhau. Có thể truy cập các giải pháp dựa trên đám mây như Asana, Trello, Basecamp và các giải pháp khác từ các thiết bị riêng lẻ, giúp đồng nghiệp dễ dàng tập hợp ở mọi không gian.

13. Tạo phòng gọi

Các phòng gọi chuyên dụng luôn được thiết lập và sẵn sàng cho hội nghị truyền hình. Sử dụng thiết bị Neat cho phòng gọi, người dùng có thể bắt đầu cuộc họp chỉ bằng một lần chạm. Camera tự động điều chỉnh theo vị trí của bạn trong mọi điều kiện ánh sáng, trong khi micro nhạy bén nhận giọng nói của bạn và khử tiếng ồn xung quanh.

14. Lựa chọn giải pháp công nghệ di động

Di chuyển ra khỏi các kết nối cố định giúp không gian của bạn linh hoạt hơn. Hướng đến các giải pháp di động như Neat Board; Có thể di chuyển đến nơi cần thiết nhất mà không cần thiết lập tốn thời gian. Neat Board biến bất kỳ không gian nào thành phòng hội nghị truyền hình hoặc không gian thuyết trình. Máy tính xách tay cũng cho phép nhân viên làm việc ở những nơi khác ngoài bàn làm việc tiêu chuẩn, giúp họ kiểm soát nhiều hơn trong ngày làm việc của mình.

Các câu hỏi thường gặp

Không gian linh hoạt là gì?

Không gian linh hoạt là một loại không gian làm việc (workspace) cho phép nhân viên chọn cách thức, thời gian và địa điểm họ làm việc. Thay vì chỉ định mỗi nhân viên vào một bàn làm việc cụ thể, không gian linh hoạt mang đến cơ hội làm việc ở các địa điểm khác nhau. Không gian có thể được sử dụng cho các nhóm, nhân viên và mục đích khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh hiện tại.

Làm thế nào tôi có thể tối đa hóa tính linh hoạt trong một không gian văn phòng nhỏ?

Suy nghĩ lại cách bố trí không gian văn phòng của bạn. Sử dụng đồ nội thất mô-đun và thiết bị di động để dễ dàng sắp xếp lại văn phòng của bạn theo nhu cầu kinh doanh thay đổi. Đầu tư vào đồ đạc có thể phục vụ nhiều hơn một mục đích. Ví dụ, bàn hội nghị dài có thể tăng gấp đôi không gian làm việc riêng lẻ và tủ lưu trữ có thể đóng vai trò là vách ngăn phòng.

Một số ý tưởng thiết kế thân thiện với ngân sách cho không gian linh hoạt là gì?

Tái sử dụng đồ nội thất văn phòng hiện có khi có thể. Ví dụ, một tủ sách cũ có thể được chuyển đổi thành bàn làm việc với một vài thay đổi đơn giản. Lưu trữ đồ trang trí có thể làm sáng căn phòng trong khi che giấu các đồ dùng hoặc thiết bị văn phòng thiết yếu. Sử dụng không gian tường của bạn một cách hiệu quả. Thêm kệ hoặc bảng treo để tạo kho lưu trữ có giá trị mà không chiếm diện tích sàn. Sử dụng các thiết bị hội nghị truyền hình như Neat Frame cũng có thể loại bỏ nhu cầu về các phòng hội nghị truyền hình cỡ lớn, đắt tiền.

Làm cách nào để duy trì quyền riêng tư trong không gian cộng tác?

Tai nghe khử tiếng ồn có thể chặn tiếng ồn xung quanh có thể làm bạn mất tập trung. Những điều này cũng không khuyến khích người khác làm gián đoạn bạn. Bạn cũng có thể thử đặt biển báo “Không làm phiền” trên bàn làm việc của mình. Nếu bạn đang tham gia hội nghị truyền hình, các thiết bị như Neat Frame sẽ tự động tạo khuôn hình cho bạn trong máy ảnh và chặn tiếng ồn xung quanh hoặc những người vô tình đi vào trường nhìn. Neat Frame cũng có thể mang theo được, vì vậy bạn có thể dễ dàng di chuyển đến khu vực mà bạn ít bị làm phiền hơn.

Những chỉ số nào cho thấy thiết kế văn phòng của tôi hiệu quả?

Phản hồi của nhân viên là điểm khởi đầu tuyệt vời để tìm hiểu thêm về thiết kế văn phòng của bạn. Bạn cũng có thể chú ý đến năng suất của nhân viên để xem liệu công việc có được hoàn thành và thời hạn có được đáp ứng hay không.

 

Tags: Workspace linh hoạt, văn phòng làm việc hiệu quả, cách làm workspace tăng năng suất