Tin tức, Tin tức hàng ngày
25 điều giúp quản lý nhóm làm việc từ xa (Remote Teams) hiệu quả hơn
Làm việc nhóm từ xa (Remote Teams) đã tạo ra những động lực mới hơn là làm việc tại một nơi cố định. Xu hướng này ngày càng được áp dụng phổ biến, đặc biệt với các ngành nghề cần sự sáng tạo, đổi mới. Thế nhưng làm sao để giúp đội nhóm làm việc từ xa hiệu quả, phát huy hết tiềm năng của họ? Hãy tìm hiểu ngay: 25 điều giúp quản lý Remote Teams hiệu quả hơn dưới đây.
Nội dung chính:
- Chọn các thiết bị hỗ trợ giao tiếp, cộng tác và kết nối cá nhân tốt hơn
- Hiểu rõ các thông tin qua các cuộc họp, hay bàn luận chuyên sâu với chương trình làm việc rõ ràng, phòng họp nhóm, quy tắc cuộc họp và theo dõi tốt
- Tập trung xây dựng văn hóa Remote Teams; Ưu tiên sức khỏe tinh thần và sự tiện lợi của các thành viên
- Học cách trở thành một nhà lãnh đạo từ xa hiệu quả và giám sát năng suất của nhân viên mà không cần giám sát cận kề
Mục lục
- Chọn các thiết bị hỗ trợ thiết yếu để cộng tác và giao tiếp nhóm từ xa (Remote Teams) hiệu quả
- Nhận được toàn bộ giá trị từ các cuộc họp nhóm từ xa và sự trao đổi chuyên sâu
- Xây dựng và duy trì văn hóa làm việc remote teams
- 11. Phát triển không gian “virtual water cooler” cho các tương tác thông thường
- 12. Tổ chức các sự kiện và hoạt động Virtual Team Building
- 13. Khuyến khích các cuộc trò chuyện thân mật và đăng ký thường xuyên
- 14. Ghi nhận thành tích và cột mốc quan trọng của nhóm
- 15. Nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc và chia sẻ mục đích
- Quản lý năng suất của nhân viên từ xa kể cả cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Tập trung vào khả năng lãnh đạo remote teams và ủy quyền công việc hiệu quả
- 21. Xây dựng lòng tin và mối quan hệ với các thành viên trong Remote Teams
- 22. Xây dựng đích đến và đặt mục tiêu có thể đo lường được
- 23. Nhận xét đánh giá và công nhận nhất quán
- 24. Trao quyền cho các thành viên trong nhóm đưa ra quyết định sáng suốt
- 25. Khuyến khích văn hóa chịu trách nhiệm và quyền sở hữu
Chọn các thiết bị hỗ trợ thiết yếu để cộng tác và giao tiếp nhóm từ xa (Remote Teams) hiệu quả
Hỗ trợ việc cộng tác và giao tiếp Remote Teams hiệu quả, chắc chắn không thể thiếu những thiết bị hỗ trợ quan trọng, Dưới đây là những sự lựa chọn giúp làm việc nhóm từ xa tốt hơn và đạt hiệu quả.
1. Làm việc qua các phần mềm quản lý công việc và dự án
Phần mềm quản lý dự án như: Asana, Trello hoặc Monday giúp dễ dàng giao nhiệm vụ và xem nhanh dự án tiến triển ra sao. Sắp xếp công việc + thời hạn hoàn thành của mỗi người và tránh sự thiếu hiệu quả của các chuỗi email.
2. Chuẩn hóa cách nhắn tin nhanh và trò chuyện nhóm
Có hàng trăm ứng dụng trò chuyện và nhắn tin nhóm, người quản lý nên chọn một ứng dụng để làm tiêu chuẩn cho nhóm. Điều này giúp nâng cao hiệu quả công việc, không bỏ sót tin nhắn quan trọng.
3. Sử dụng bảng trắng kỹ thuật số để thảo luận và lập kế hoạch
Nên dùng phần mềm bảng trắng để trao đổi, lên ý tưởng và tương tác qua lại 1 cách dễ dàng. Tốt hơn, nên đầu tư thiết bị tích hợp bảng trắng cùng màn hình Led cảm ứng (ví dụ như Neat Board); Để phục vụ công việc tốt hơn cũng như đem lại hiệu quả, năng suất cao.
4. Triển khai giải pháp hội nghị truyền hình
Giải pháp hội nghị truyền hình bổ sung yếu tố tương tác, cộng tác thời gian thực cho các cuộc họp nhóm. Trò chuyện video giúp thu hẹp khoảng cách, tạo cảm giác như trao đổi thực tế; Cuộc họp trở nên thu hút và sống động hơn nhờ các công nghệ AI tích hợp như: Tracking, Group Framing, chia nhỏ khung hình,… Hiện nay có nhiều giải pháp thiết bị hội nghị meeting online đáp ứng mọi nhu cầu phòng họp. Từ giải pháp cho cá nhân – nhóm nhỏ – phòng họp vừa đến phòng họp lớn. Một số thiết bị được ưa chuộng như sau:
5. Xây dựng nơi lưu trữ dùng chung
Làm việc theo nhóm / bộ phận, chắc chắn không thể thiếu nơi lưu trữ dùng chung. Dễ dàng chia sẻ hay lưu trữ, truy xuất các mục dễ dàng. Tùy vào mức độ phức tạp của dự án, hãy tạo hệ thống phân cấp, quy định đặt tên để đồng bộ hóa.
Nhận được toàn bộ giá trị từ các cuộc họp nhóm từ xa và sự trao đổi chuyên sâu
Các nhóm làm việc từ xa không thể dành cả ngày cho các cuộc họp. Trong khi họ cần thời gian để thảo luận chuyên sâu và động não với đồng đội, họ cũng cần thời gian để hoàn thành nhiệm vụ của mình và thúc đẩy dự án tiến lên. Những bước thực hiện sau đây có thể giúp bạn tận dụng tối đa cho mỗi cuộc họp nhóm.
6. Lập kế hoạch và mục tiêu rõ ràng
Lịch trình (Agenda) thiết lập cuộc thảo luận để đảm bảo mọi người cũng nắm rõ mục tiêu. Agenda phác thảo những chủ đề nào sẽ được đề cập, ai sẽ dẫn dắt từng phần và mỗi chủ đề dự kiến sẽ kéo dài bao lâu. Điều này giúp nhân viên chuẩn bị trước để họ có thể đóng góp ý nghĩa cho cuộc thảo luận.
7. Khuyến khích sự tham gia tích cực của mọi thành viên trong nhóm
Chia sẻ lịch trình Agenda trước cuộc họp, giúp khuyến khích sự tham gia có sự chuẩn bị của các thành viên. Người quản lý cũng có thể đặt câu hỏi, tìm kiếm phản hồi và tạo cơ hội khác thảo luận chuyên sâu, động não trong cuộc họp. Đảm bảo rằng: Mọi người đều có cơ hội phát biểu và theo dõi những người đã đóng góp để không ai cảm thấy bị bỏ rơi hoặc phớt lờ.
8. Tận dụng việc chia phòng (Breakout Rooms) để thảo luận tập trung
Phòng họp nhóm chia tách thành các nhóm nhỏ khỏi cuộc họp chính để thảo luận về một chủ đề hoặc nhiệm vụ cụ thể. Các phòng nhỏ này tạo ra các cuộc thảo luận tập trung hơn và khuyến khích sự tham gia tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm. Những người tham gia có thể hợp tác chặt chẽ hơn với nhau và tạo ra những ý tưởng mới trong một môi trường an toàn.
9. Thiết lập nội quy và hướng dẫn cuộc họp
Thiết lập thời gian, địa điểm và cách thức cuộc họp diễn ra, giúp các thành viên trong nhóm có sự chuẩn bị phù hợp. Điều này có thể bao gồm việc sắp xếp thời gian họp thường xuyên để tránh xung đột hoặc thiết lập các quy tắc cơ bản để tham gia. Ví dụ: Tắt tiếng người tham gia, ngắt lời để đặt câu hỏi, bám sát chương trình,…
10. Theo dõi và bám sát các mục hành động sau cuộc họp
Theo dõi các nhiệm vụ hoặc chủ đề được thảo luận trong cuộc họp để đảm bảo đáp ứng thời hạn. Nó cũng cho phép các nhà quản lý giải quyết mọi vấn đề, câu hỏi hoặc thách thức trước khi tiến độ bị đình trệ.
Xây dựng và duy trì văn hóa làm việc remote teams
Với các nhóm làm việc từ xa ở các địa điểm và múi giờ khác nhau, thật khó để xây dựng một nhóm gắn kết làm việc hiệu quả cùng nhau. Tuy nhiên, văn hóa làm việc nhóm thống nhất và đồng bộ có thể giúp các cuộc họp từ xa thành công.
11. Phát triển không gian “virtual water cooler” cho các tương tác thông thường
“Virtual water cooler” là hoạt động tương tác kết nối giữa các thành viên trong thời gian giải lao, tạm nghỉ làm hay giao lưu. Thảo luận về các dự án, sở thích cá nhân hay trò chuyện như bạn bè thân quen là khoảng thời gian tuyệt vời để nhân viên gắn kết và hỗ trợ nhiều hơn trong công việc.
12. Tổ chức các sự kiện và hoạt động Virtual Team Building
Trò chơi tương tác, giờ vui vẻ, Meet My Pet hoặc tiệc tối từ xa là những cách tuyệt vời để các nhóm từ xa gắn kết với nhau. Xây dựng nhóm ảo tạo ra một môi trường không áp lực, nơi mọi người được làm chính mình và vui vẻ.
13. Khuyến khích các cuộc trò chuyện thân mật và đăng ký thường xuyên
Tương tác giữa các thành viên trong nhóm không nhất thiết phải diễn ra theo lịch trình. Khuyến khích các đội ở xa chủ động giới thiệu bản thân và làm quen với đồng đội của mình. Bạn cũng có thể chỉ định các đối tác chịu trách nhiệm, những người sẽ thường xuyên kiểm tra lẫn nhau.
14. Ghi nhận thành tích và cột mốc quan trọng của nhóm
Tin tức lan truyền nhanh chóng trong văn phòng (Offline), nhưng không bằng trong môi trường làm việc nhóm từ xa (Online). Đảm bảo rằng bạn dành thời gian để chúc mừng nhân viên về chiến thắng của cá nhân và nhóm, ngày kỷ niệm công việc, cập nhật dự án và các sự kiện đáng chú ý khác.
15. Nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc và chia sẻ mục đích
Các nhóm làm việc từ xa phát triển mạnh khi mọi người cảm thấy họ đóng góp được gì đó. Những việc như thu hút sự tham gia của họ, gọi tên nhau; Xây dựng sự quen thuộc và giữ mối quan hệ để cùng đi trên chặng đường dài và cùng phát triển một mục đích chung.
Quản lý năng suất của nhân viên từ xa kể cả cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Các nhà quản lý chịu trách nhiệm đáp ứng các mục tiêu và thời hạn của dự án; Điều đó nghĩa là người quản lý phải là người kiên định về thời gian được sử dụng. Nhưng đối với các nhóm làm việc từ xa, các nhà quản lý cũng phải cân nhắc rằng: Làm việc tại nhà/ nơi bạn sống có thể tạo ra những phức tạp về cách thức và thời điểm thực hiện công việc. Các nhà quản lý phải đóng vai trò nâng cao, gia tăng trong việc giúp nhân viên duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống; Theo cách thúc đẩy năng suất đồng thời đáp ứng nhu cầu của từng nhân viên.
16. Xác định kỳ vọng, thời hạn và giờ làm việc
Các nhóm làm việc từ xa (Remote Teams) có thể mất nhiều thời gian hơn khi nói đến địa điểm và thời gian họ làm việc. Nhưng đừng để họ giả định bất cứ điều gì. Người quản lý nên thiết lập các tham số, sau đó để nhóm của họ điền vào chỗ trống.
Một số lĩnh vực bạn có thể xem xét bao gồm:
- Bạn có mong đợi các nhóm sẵn sàng gặp nhau trong những giờ nhất định không?
- Bạn có cuộc gọi lên lịch hàng tuần thường xuyên mà các nhóm phải tham dự không?
- Bạn có yêu cầu thời gian bắt đầu và kết thúc cho ngày làm việc không?
- Bạn có hay không khuyến khích làm việc ngoài 8h/ ngày bình thường không?
- Bạn sẵn sàng làm gì trong trường hợp các thành viên trong nhóm cần liên hệ với bạn?
Xác định kỳ vọng của bạn đối với công việc và đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm hiểu chúng. Bằng cách này, bạn có thể quy trách nhiệm cho họ nếu kỳ vọng không được đáp ứng.
17. Vận động cho thời gian nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng
Một số thành viên trong nhóm cảm thấy khó tách ra, bởi họ biết rằng nhóm của họ đang trông cậy vào họ. Hãy lên tiếng về sự ủng hộ của bạn đối với việc sử dụng (PTO) nghỉ phép có lương thay tận hưởng thời gian nghỉ ngơi trong ngày. Bạn cũng có thể âm thầm vận động cho “thời gian riêng tư” bằng cách không liên lạc với nhóm của mình trong giờ nghỉ trưa hoặc sau giờ làm việc.
18. Ưu tiên sức khỏe tinh thần và sức mạnh tập thể
Sức khỏe tinh thần và thể chất của mỗi nhân viên là phải đảm bảo. Tuy nhiên, các nhà quản lý có thể đưa ra lời nhắc nhẹ về tầm quan trọng của chúng. Chẳng hạn như chia sẻ ứng dụng tập thể dục yêu thích trong cuộc họp hoặc bao gồm 2 phút kéo dài và nghỉ giải lao trong các cuộc họp dài.
Việc nhận ra các dấu hiệu của sự suy sụp sức khỏe tinh thần tiềm ẩn cũng rất cần thiết. Ví dụ: Một nhân viên bị căng thẳng có thể mắc nhiều lỗi chính tả trong email hơn bình thường; Mắc lỗi cẩu thả trong công việc, chậm trễ trong các cuộc họp nhóm từ xa hoặc ít tham gia các cuộc họp. Đây là một lý do tại sao nên hiểu rõ về nhóm của bạn là rất hữu ích; Đóng vai trò quan trọng giúp phát hiện những thay đổi trong hành vi của họ dễ dàng hơn và đề nghị hỗ trợ nếu cần.
19. Cung cấp lịch trình linh hoạt và các tùy chọn làm việc từ xa
Sống và làm việc cùng một nơi tạo ra những thách thức là cản trở giờ làm việc bình thường. Nếu có thể, hãy linh hoạt với lịch làm việc của nhân viên. Cố gắng đánh giá năng suất bằng những cách khác, như đáp ứng Deadline và tham dự các cuộc họp. Làm việc theo lịch trình phù hợp với cuộc sống của nhân viên có thể giảm bớt mức độ căng thẳng của họ và khiến họ cảm thấy hài lòng hơn trong công việc.
20. Hỗ trợ phát triển cá nhân và nghề nghiệp
Nhân viên khao khát làm việc ý nghĩa và mong muốn thấy được hiệu quả trong vai trò của họ. Một cách để thúc đẩy nhân viên đồng thời cải thiện năng suất và cân bằng giữa công việc & cuộc sống là đầu tư vào sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp của họ. Đạt được những kỹ năng mới thông qua công ty là một hình thức đánh giá cao và cam kết. Nhân viên cảm thấy họ quan trọng đối với tổ chức; Điều này có thể cải thiện sự tự tin của họ và khuyến khích họ nỗ lực hết mình.
Tập trung vào khả năng lãnh đạo remote teams và ủy quyền công việc hiệu quả
Các nhóm từ xa (Remote Teams) đổi hỏi mức độ tự chủ tự giá cao hơn. Về cơ bản, mỗi thành viên trong nhóm cần phải là một nhà lãnh đạo để giúp họ duy trì động lực, sự tập trung và hiểu biết về trách nhiệm của mình. Các nhà quản lý giỏi có thể phát triển khả năng lãnh đạo này để tạo ra một tập thể những người đóng góp có hiệu suất cao và thịnh vượng.
21. Xây dựng lòng tin và mối quan hệ với các thành viên trong Remote Teams
Khi người quản lý tin tưởng nhân viên của mình, là điều kiện giúp nhân viên tự do cần thiết để hoàn thành tốt công việc của mình. Sự tin tưởng cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều cảm thấy được hỗ trợ và đánh giá cao.
Niềm tin đến từ mối quan hệ tốt. Bằng cách dành thời gian để tìm hiểu nhau ở cấp độ cá nhân; Bạn đang tạo ra một kết nối có ý nghĩa hơn vượt xa các nhiệm vụ chỉ liên quan đến công việc.
22. Xây dựng đích đến và đặt mục tiêu có thể đo lường được
Thiết lập mục tiêu cho phép các nhà lãnh đạo thiết lập những kỳ vọng rõ ràng và đưa ra lộ trình cụ thể. Họ dễ dàng theo dõi tiến độ hơn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong suốt quá trình. Họ sẽ có thể phát hiện tốt hơn khi các thành viên trong nhóm gặp khó khăn.
Nó cũng tạo ra trách nhiệm giải trình giữa các thành viên trong nhóm. Khi mọi người hiểu rõ những gì họ cần đạt được, họ sẽ cam kết hơn với công việc và nắm quyền kiểm soát các nhiệm vụ của mình. Mức độ trách nhiệm này thúc đẩy văn hóa tin cậy – Điều cần thiết trong môi trường remote teams, nơi hạn chế tương tác trực tiếp.
23. Nhận xét đánh giá và công nhận nhất quán
Nếu không có liên lạc và phản hồi thường xuyên, các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy bị ngắt kết nối và không chắc chắn về vai trò của họ. Các nhà lãnh đạo nên chủ động đảm bảo rằng họ thường xuyên tương tác với các nhóm làm việc từ xa của mình.
Một cách để cung cấp phản hồi nhất quán là thiết lập các cuộc họp video meeting hay cuộc họp trực tiếp với từng thành viên trong nhóm. Trong các cuộc họp này, các nhà lãnh đạo nên lắng nghe tích cực và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng về hiệu suất, dự án và mục tiêu.
24. Trao quyền cho các thành viên trong nhóm đưa ra quyết định sáng suốt
Nếu không có lợi ích của việc cộng tác song song, các nhóm làm việc từ xa (Remote Teams) đôi khi cần tự đưa ra quyết định deadline và duy trì công việc. Họ có thể cảm thấy tự tin hơn về những quyết định này khi các nhà lãnh đạo từ xa đã trao quyền cho họ.
Việc ra quyết định đòi hỏi mức độ tin cậy cao và sự liên kết văn hóa mạnh mẽ. Đảm bảo nhóm của bạn có quyền truy cập vào các công cụ và tài nguyên mà họ cần để đưa ra các quyết định sáng suốt phù hợp với lợi ích tốt nhất của công ty.
25. Khuyến khích văn hóa chịu trách nhiệm và quyền sở hữu
Khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn nắm quyền sở hữu công việc của họ bằng cách trao cho họ quyền tự chủ đối với các dự án và nhiệm vụ của họ. Thể hiện sự đồng cảm khi các thành viên trong nhóm mắc lỗi để họ cảm thấy thoải mái khi nhận lỗi thay vì che giấu chúng. Điều này trao quyền cho họ và giúp xây dựng niềm tin giữa bạn và nhóm của bạn.
Xem thêm:
Làm việc tại nhà với thiết bị hội nghị online giá rẻ – Tại sao không?
TOP 6 loa hội nghị âm thanh to rõ ràng lựa chọn tốt nhất 2024
Top 5+ thiết bị họp trực tuyến All-in-one cho mọi phòng họp trực tuyến
