10 ý tưởng cho phòng họp hiện đại

Hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp đang áp dụng việc kết hợp giữa làm việc từ xa và tại văn phòng. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải thiết lập được không gian phòng họp trực tuyến chất lượng để nhân viên có được trải nghiệm tốt nhất khi cộng tác qua video. Những yếu tố cần thiết & 10 ý tưởng không gian phòng họp hiện đại.

• Phòng họp hiện đại là sự kết hợp trung tâm, mang lại sự nổi bật như nhau cho những người tham gia trong phòng và những người tham gia qua video.
• Những yếu tố cơ bản: công nghệ họp video, màu sắc và ánh sáng, kho lưu trữ tốt và hệ thống quản lý phòng hiệu quả.
• Có nhiều loại không gian phòng khác nhau tùy thuộc vào mục đích cuộc họp của bạn. Ví dụ: Phòng họp trực tuyến lớn, Phòng họp trực tuyến bình thường, Phòng họp trực tuyến có không gian đột phá,…

10 mẹo thiết kế phòng họp hiện đại

Cách bố trí phòng kết hợp là điều cần thiết

Phòng họp hiện đại cần được bố trí làm sao để những người tham gia từ xa cảm thấy bình đẳng với những người đang ở trong phòng, về khả năng lắng nghe và trao đổi. Có nghĩa là sẽ có một hoặc nhiều màn hình để mọi người trong phòng có thể nhìn thấy rõ người đang tham dự. Đồng thời, camera có thể chụp tất cả mọi người trong phòng. Đối với loa và micrô, chúng cần được đặt ở vị trí hợp lý, sao cho mọi người có thể nghe rõ cuộc trò chuyện.

Ngày nay, sự có mặt của các thiết bị cộng tác video giúp việc tạo phòng họp hiện đại kết hợp trở nên dễ dàng hơn. Bằng cách kết hợp tất cả các yếu tố cần thiết cho cuộc họp trong cùng một thiết bị.  Ví dụ, tất cả các thiết bị Neat đều được tích hợp webcam, micrô và loa, All-in-one trong một thiết bị nhỏ gọn.

Các thiết bị đa chức năng là một lựa chọn tuyệt vời, phù hợp với túi tiền, giúp bạn tiết kiệm chi phí mua máy ảnh, micrô, loa riêng lẻ, v.v cho phòng họp hiện đại.

Chọn bố cục phù hợp với nhu cầu của bạn

Mặc dù bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch cho một phòng họp hiện đại. Nhưng hãy nhớ rằng không có cách nào là hoàn toàn phù hợp. Xem xét lại các loại cuộc họp mà bạn thường xuyên tổ chức, kể cả số lượng người tham gia. Dù bạn thiết kế không gian phòng họp trực tuyến nào, hãy đảm bảo rằng không gian đó có mục đích.

Hãy xem phòng trưng bày các không gian nhỏ, vừa và lớn của Neat, bao gồm các phòng trò chuyện nhóm, xưởng và lớp học để lựa chọn cho phù hợp.

Đảm bảo công nghệ cuộc họp được cập nhật

Phòng họp hiện đại yêu cầu cần có giải pháp hội nghị truyền hình. Hoặc một bộ thiết bị bao gồm webcam, micrô, màn hình và loa. Hoăc thiết bị cộng tác video All-in-one kết hợp những thứ này lại với nhau một cách liền mạch. Khi nghiên cứu và lựa chọn giải pháp phù hợp, hãy tìm kiếm các thiết bị có tính năng chuyên nghiệp để trải nghiệm được trực quan và chân thực hơn.

Ví dụ, Neat Symmetry là công nghệ được cấp bằng sáng chế. Công nghệ này giúp cho khuôn mặt của những người trong phòng họp trực tuyến được hiển thị như nhau trên màn hình cho dù họ ngồi ở bất cứ đâu. Nó cũng tập trung vào khuôn mặt của mọi người khi họ di chuyển, tạo ra trải nghiệm năng động hơn.

Neat cũng là người tiên phong đằng sau Neat Boundary giúp loại bỏ những phiền nhiễu về thị giác không mong muốn.

Xem thêm: Các công nghệ hiện đại trên thiết bị họp Neat

Đảm bảo công nghệ dễ sử dụng trước khi đầu tư

Trước khi mua bất kỳ thiết bị công nghệ mới nào, bạn nên thử nghiệm nó. Vì nếu cách sử dụng quá phức tạp, bạn phải cần sự hỗ trợ từ bộ phận IT, chưa kể đến việc lãng phí thời gian trong các cuộc họp. Tuy nhiên, việc cài đặt và sử dụng các giải pháp họp video All-in-one vô cùng đơn giản. Chúng hoạt động ngay khi bạn bước vào phòng và bạn có thể chia sẻ màn hình không dây.

Cung cấp sự riêng tư cho tất cả những người tham gia

Điều quan trọng là cung cấp quyền riêng tư cho cả người tham gia trong phòng họp hiện đại và người tham gia từ xa. Xem xét những thông tin nhạy cảm nào mà người bên ngoài có thể nhìn thấy và điều chỉnh không gian của bạn cho phù hợp. Bạn có thể sử dụng một tấm ngăn phòng, rèm hoặc miếng dán mờ cho cửa sổ kính.

Chú ý đến việc lưu trữ

Phòng họp trực tuyến hay phòng họp hiện đại luôn dự trữ đầy đủ các đồ dùng văn phòng phẩm và đồ ăn nhẹ. Vì vậy hãy nghĩ xem bạn sẽ cần tủ, kệ và các loại đồ dùng nào khác. Một số thiết bị họp cũng cần tủ để giấu dây điện và cáp, đảm bảo tính thẩm mỹ cho phòng họp. Hoặc bạn có thể chọn các thiết bị video có số lượng cáp tối thiểu, chẳng hạn như các thiết bị Neat được thiết kế nhỏ gọn với rất ít dây cáp.

Tạo môi trường làm việc lành mạnh

Hãy chú ý đến những thứ vô hình nhưng tạo nên sự khác biệt, chẳng hạn như nhiệt độ và không khí trong lành trong phòng họp trực tuyến . Hệ thống thông gió và điều hòa không khí tốt sẽ giảm sự lây lan của vi trùng và ngăn ngừa bệnh tật. Các thiết bị cộng tác video của chúng tôi có tính năng Neat Sense. Công nghệ cảm biến phòng thông minh cho phép bạn liên tục quản lý và theo dõi độ ẩm, CO2 và Hợp chất hữu cơ dễ bay hơi, số lượng người trong phòng họp hiện đại và nhiều hơn nữa.

Một nghiên cứu của Trường ĐH Harvard T.H Chan về Y tế đã quan sát thấy rằng: tốc độ thông khí thấp hơn có thể khiến thời gian phản hồi chậm hơn và giảm độ chính xác trong một loạt bài kiểm tra nhận thức.

Có chủ ý với màu sắc

Hãy suy nghĩ về màu tường, đồ nội thất mà bạn muốn cho phòng họp của mình. 

• Màu trắng – Tượng trưng cho sự sạch sẽ, sang trọng và hoàn hảo. Nó có thể hơi trống trải, nên hãy cân nhắc thêm nhiều họa tiết hoặc mảng màu ở những nơi khác trong phòng.
• Màu xanh lam – Đại diện cho sự ổn định và bền bỉ. Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho các thương hiệu muốn khuếch đại di sản và khả năng phục hồi
• Màu xanh lá cây – Tự nhiên và êm dịu, ưu tiên cho sự thư giãn và thoải mái.
• Màu vàng – tràn đầy năng lượng, táo bạo và tích cực. Màu này sẽ giúp mọi người cảm thấy tỉnh táo và lạc quan.

Đừng bỏ qua ánh sáng

Ánh sáng tự nhiên rất quan trọng cho không gian phòng họp hiện đại vì nó giúp tăng cường sự tập trung và năng suất làm việc. Nếu không có ánh sáng tự nhiên chiếu vào phòng thì hãy sử dụng bóng đèn trên cao.

Khi chọn đèn điện, bạn nên biết rằng tông màu có tác động đến tâm trí và tâm trạng. Ánh sáng màu ‘trắng’, mát mẻ là lựa chọn tốt nhất cho học tập và biểu diễn. Trong khi đó, ánh sáng ‘vàng’ sẽ tốt hơn cho việc thư giãn và thoải mái.

Nâng cấp quản lý phòng họp của bạn

Khi muốn thiết kế một phòng họp hiện đại, đừng chỉ nghĩ về căn phòng. Bạn cũng cần lập kế hoạch về cách mọi người sẽ đặt phòng và kiểm tra tình trạng phòng trống để ngăn tình trạng bị gián đoạn. Neat Pad là một màn hình cảm ứng hiện đại và đơn giản. Bạn có thể sử dụng để làm bộ điều khiển, nhanh chóng bắt đầu các cuộc họp và chia sẻ màn hình chỉ bằng một lần nhấn. Hoặc bạn có thể quản lý phòng họp hiện đại với màn hình lập lịch cho Zoom Room hoặc Microsoft Teams.

Lợi ích của việc bố trí phòng họp chu đáo

Giao tiếp hiệu quả hơn

Nếu văn phòng của bạn có nhiều tầng, thì nên có không gian họp ở mỗi tầng để tiết kiệm thời gian di chuyển khi muốn họp. Khi các phòng họp hiện đại không được phân bổ đồng đều trong một tòa nhà, mọi người sẽ chểnh mảng với nhau và bỏ lỡ sự kết nối của giao tiếp trực tiếp.

Yên tĩnh và tập trung

Ngoài ra, hãy xem xét mức độ tiếng ồn khi xác định vị trí đặt phòng hội nghị, phòng họp hiện đại. Có một số khu vực thường ồn ào hơn, chẳng hạn như khu vực tiếp tân và lối vào thang máy. Vì vậy hãy tránh việc xây dựng không gian họp bên cạnh chúng.

Ánh sáng và năng lượng

Các khu vực có nhiều ánh sáng phù hợp cho không gian hội họp hơn, mọi người đều cảm thấy tràn đầy năng lượng. Chẳng hạn như không gian đào tạo hoặc phòng cộng tác, ánh sáng làm tăng sự tập trung và năng suất. Trong khi các phòng ít sáng nên sử dụng để làm không gian thư giãn.

Riêng tư và tuyệt mật

Nếu bạn thảo luận về các chủ đề bí mật, quan trọng thì hãy chọn một địa điểm có sự riêng tư. Các bức tường phải đủ chắc chắn để không dễ dàng nghe thấy cuộc trò chuyện từ bên ngoài. Ngoài ra, bất kỳ bức tường kính nào cũng sẽ cần miếng dán cửa sổ để che khuất dữ liệu nhạy cảm khỏi tầm nhìn bên ngoài.

5 cách bố trí phòng họp hiện đại cho không gian làm việc hỗn hợp

1. Phòng họp hội đồng hỗn hợp

• Mục đích sử dụng: Các cuộc họp quan trọng
• Ấn tượng: Trang trọng, uy tín.
• Quy mô: 10 đến 20 người.
• Hình thức: Bàn lớn có ghế. Người tham dự đối mặt với nhau để dễ dàng đối thoại. Video ở một bên để đảm bảo những người tham dự từ xa có sự công bằng trong cuộc trò chuyện.

2. Phòng học / Phòng đào tạo kết hợp

• Mục đích: Giảng dạy và đào tạo các nhóm người.
• Impression: Không gian học tập yên tĩnh.
• Quy mô: 10 đến hơn 20 người.
• Hình thức: Bàn ghế đối diện với giáo viên. Sử dụng thiết bị cộng tác video Neat Board để biến không gian thành một lớp học kết hợp.

3. Phòng họp hỗn hợp

• Mục đích: Các cuộc họp nhóm hàng ngày và với đối tác, khách hàng.
• Quy mô: 2 đến 6 người.
• Hình thức: Bàn có ghế. Người tham dự đối mặt với nhau để dễ dàng đối thoại.  Tường video hoặc thiết bị cộng tác video ở một bên để đảm bảo tính công bằng cho người tham dự từ xa. Thật tuyệt khi có thêm một số không gian trong phòng để mọi người có thể đứng dậy và di chuyển, cũng như các công cụ dành cho cộng tác và bảng trắng kết hợp như Neat Board.

4. Không gian đột phá hỗn hợp

• Mục đích: Đồng bộ nhanh với đồng đội, khách hàng và đối tác.
• Ấn tượng: Không chính thức, thoải mái.
• Quy mô: 1 đến 2 người.
• Hình thức: Bàn và ghế nhỏ, hoặc ghế sofa và bàn cà phê. Sử dụng màn hình và thanh video hoặc thiết bị cộng tác video tất cả trong một như Neat Frame.

5. Buồng điện thoại

Về mặt kỹ thuật, mặt dù loại phòng này không phải là phòng hội nghị nhưng nó đang nhanh chóng trở nên phổ biến!

• Mục đích: Đồng bộ hóa 1-1 nhanh chóng với các đồng đội, khách hàng và đối tác từ xa.
• Ấn tượng: Chức năng.
• Quy mô: 1 người.
• Hình thức: Thiết bị phù hợp cho một người. Với một chiếc ghế tích hợp và một bề mặt nhỏ để ghi chú. Thiết bị được bật video với thiết lập AV nhỏ gọn hoặc thiết bị All-in-one như Neat Frame.

Cân nhắc quan trọng về công nghệ cho các cuộc họp hội nghị kết hợp

Phòng họp hiện đại là phòng được xây dựng với mục đích cho hội nghị truyền hình. Đồng thời mang lại trải nghiệm phong phú cho cả những người tham gia trong phòng họp trực tuyến và những người tham gia từ xa. Để đạt được điều này, bạn cần cập nhật các công nghệ cộng tác video để thu hẹp khoảng cách giữa những người tham gia ở các vị trí địa lý khác nhau.

Mang lại sự công bằng trực quan

Bạn cần một màn hình chất lượng tốt để hiển thị khuôn mặt của những người tham gia từ xa. Ngoài ra, bạn cũng cần có webcam trong phòng họp hiện đại và cho từng người tham gia cuộc họp từ xa.

Hãy chú ý đến webcam để tăng tính công bằng cho cuộc họp cho mọi người. Tất cả các thiết bị video Neat đều đi kèm với tính năng Neat Symmetry, giúp mọi người đều được hiển thị như nhau trên màn hình ngay cả khi họ ngồi cách xa camera.

Mang lại sự công bằng về âm thanh

Ai cũng cần nghe và được lắng nghe rõ ràng cho dù họ đang ở phòng họp trực tuyến, phòng họp hiện đại hay tham gia họp từ xa. Ví vậy, nên đầu tư vào micrô, loa hoặc thiết bị họp video tốt. Ngoài ra, tìm các tính năng cộng tác video chuyên dụng như: âm thanh không bị cắt hoặc bị tắt tiếng khi mọi người nói chuyện với nhau và khả năng triệt tiêu tiếng ồn không mong muốn. Các thiết bị video Neat có bộ xử lý âm thanh mang lại cả 2 lợi ích này và còn hơn thế nữa.

Chọn phần mềm giá trị gia tăng

Khi chọn chương trình phần mềm họp video, hãy cân nhắc chọn một nền tảng cung cấp công cụ cộng tác kết hợp để tăng năng suất công việc. Zoom hiện đại hóa quy trình công việc bằng các công cụ cộng tác bao gồm: họp video, trò chuyện nhóm, điện thoại VoIP, hội thảo trên web, bảng trắng, trung tâm liên hệ và sự kiện. Microsoft Teams là một giải pháp tích hợp khác dành cho các nhóm kết hợp.

Xem thêm:

TOP 6 loa hội nghị âm thanh to rõ ràng lựa chọn tốt nhất 2024

Top 5+ thiết bị họp trực tuyến All-in-one cho mọi phòng họp trực tuyến

Phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp

Thiết bị video Neat cho phòng họp hiện đại

Neat Board 50

1 ₫

Neat Center

1 ₫

Ứng dụng Neat Pulse

1 ₫

Thiết bị hội nghị truyền hình Neat Frame

1 ₫

Thiết bị hội nghị truyền hình Neat Bar

1 ₫

Thiết bị hội nghị truyền hình Neat Pad

1 ₫

Thiết bị hội nghị truyền hình Neat Bar Pro

1 ₫

Thiết bị họp trực tuyến Neat Board | Hỗ trợ Microsoft Teams – Zoom

1 ₫

Thông tin liên hệ

Quý khách hàng có thể trao đổi với chúng tôi để được giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến phòng họp trực tuyến, phòng họp hiện đại hay các thiết bị họp trực tuyến Neat qua thông tin sau đây:

• Website: www.namlongtelecom.vn
• Hotline: 0903 05 88 77 – Mr. Cường
• Email: cuong.truong@namlongtelecom.vn