7 ƯU ĐIỂM VÀ 7 HẠN CHẾ KHI LÀM VIỆC TỪ XA

Mỗi người chúng ta đều có những thế mạnh hay hạn chế riêng biệt khi tham gia vào những hội nghị, hội thảo trong văn phòng. Hiện nay nhiều người làm việc tại nhà ngày càng phổ biến, khi những cuộc họp tương tác trực tiếp đó dần được chuyển sang các cuộc họp video trực tuyến thì những ưu điểm cũng như hạn chế đó càng được bộc lộ rõ nét. Và chính nó sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả, hiệu suất cuộc họp và công việc của bạn. 

Để thoát khỏi tình trạng đó, chúng ta nên làm gì? Dưới đây là 7 ưu điểm và hạn chế khi làm việc qua video hội nghị, chúng ta cùng tìm hiểu thêm nhé.

Để một cuộc họp diễn ra hoàn chỉnh, đạt kết quả tốt, chúng ta cần phát huy 07 kiểu tính cách như sau:

1. Tính xây dựng: Những người có tính xây dựng rất thích việc quan sát, suy nghĩ và chia sẻ. Mọi người thường thích làm việc với những người mang tính cách này bởi họ luôn có những góp ý, sáng kiến mới mẻ giúp công việc trơn tru hơn thay vì đưa ra những lời phản bác.
2. Tính sáng tạo: Người có tính sáng tạo luôn đưa ra rất nhiều ý tưởng hay và độc đáo. Họ thường chuẩn bị kỹ càng trước mỗi cuộc họp và đóng góp những ý tưởng đó trong mỗi buổi họp. Đồng thời, họ cũng truyền cảm hứng cho đồng nghiệp của mình.
3. Tính hài hước: Những người này thường sẽ thêm vào những câu chuyện khôi hài đúng lúc để mang đến sự thoải mái, giảm bớt căng thẳng cho mọi người mà vẫn đảm bảo không làm ảnh hưởng đến nội dung cuộc họp.
4. Tính đúng giờ, thời gian: Trong mỗi cuộc họp đều có giới hạn về thời gian nhất định, điều này làm ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả của buổi thảo luận do đó những người có tính kỷ luật, tuân thủ đúng giờ sẽ biết cách sắp xếp công việc, giúp cho cuộc họp được diễn ra hoàn thiện trong khoảng thời gian cho phép.
5. Tính xung phong: Đây là những người luôn chủ động, xông xáo trong công việc mà không cần ai nhắc nhở.
6. Tính cách “Davinci”: Những người mang tính cách “Davinci” luôn có cách khéo léo diễn đạt ra được điều họ đang nói bằng việc sử dụng bảng trắng và công cụ chú thích trong mỗi cuộc họp video hội nghị. Điều này giúp họ thu hút sự chú ý, giúp mọi người trong cuộc họp tập trung về vấn đề đang được đề cập đến.
7. Tính chủ động: Người có tính cách này thường biết cách làm thế nào để nắm bắt và thực hiện công việc một cách nhanh chóng. Họ luôn quan sát mọi diễn biến đang xảy ra trong cuộc họp, biết chính xác khi nào cần đóng góp ý kiến và dẫn dắt cuộc họp để đạt được kết quả mong muốn.

Và đây là 07 điều cần hạn chế trong mỗi cuộc họp truyền hình từ xa:

1. Người đa nhiệm vụ: Những người này họ thường làm nhiều việc cùng lúc, bạn có thể thấy họ bận rộn gõ máy liên tục nhưng kết quả làm việc lại không hiệu quả.

=> Giải pháp: Hãy đùa vui với họ rằng “Bạn là người đa năng sao?” và khéo léo dẫn dắt họ thực hiện đúng công việc, mục tiêu đang yêu cầu nhé!

2. Người bảo thủ: Những người này thường cho rằng ý kiến của họ là rõ ràng nhất, hiệu quả nhất và luôn sử dụng ngôn từ phóng đại để bảo vệ quan điểm của chính mình.

=> Giải pháp: Hãy lắng nghe mọi ý kiến của họ nhưng đồng thời giữ họ tập trung để lắng nghe thêm những ý kiến của mọi người xung quanh.

3. Người lan man: Những người này có thể khiến nội dung cuộc họp đi quá xa chỉ trong tích tắc. Có thể họ cho rằng, bản thân mình đang nêu ra ý kiến đúng đắn nhưng trên thực tế họ đang mang đến cho mọi người những nội dung không cần thiết, nội dung không liên quan đến công việc.

=> Giải pháp: Đơn giản thôi, hãy cảm ơn họ vì những ý kiến mà họ đã đóng góp và đề nghị họ hãy tập trung sâu sát hơn nội dung mà cuộc họp đang đề cập. 

4. Người khép kín: Những người này chỉ ngồi im lặng phía sau để lắng nghe hoặc đã tự ẩn video của mình trong quá trình diễn ra cuộc họp. Họ có thể dễ dàng “lặn mất tăm” khỏi công việc.

=> Giải pháp: Hãy đưa cho họ trước phần nội dung của cuộc họp để họ có thể chuẩn bị chu đáo và đưa ra ý tưởng. Đồng thời, hãy yêu cầu họ đưa ra ý kiến trong xuyên suốt quá trình hội họp.

5. Người bi quan: Những người này luôn có hàng tá lý do để bao biện cho việc không thể thực hiện được công việc. Ví dụ như: Không biết phương án, không biết cách sử dụng các khả năng của cuộc gọi video truyền hình.

=> Giải pháp: Xác nhận những vấn đề quan ngại, lo lắng của họ và giúp họ tìm ra những giải pháp để tiếp cận nội dung cuộc họp hiệu quả.

6. Người dễ đồng tình: Những người này không bao giờ đưa ra những thử thách cho đồng nghiệp vì sợ mất lòng. Họ dễ dàng đồng ý với mọi ý kiến dù cho thấy rõ sự khó khăn trong chính giải pháp đó. Vấn đề ở đây là bạn sẽ không thể biết được họ đang suy nghĩ điều gì, đôi khi họ lại tự sử dụng những cách thức riêng của mình để nêu lên ý kiến trong cuộc họp.

=> Giải pháp: Hãy giải thích cho họ rằng không có ý tưởng hay giải pháp nào là hoàn toàn đúng hay hoàn toàn sai cả. Mọi người hãy cùng nhau đóng góp, đưa ra ý kiến để cùng xây dựng được giải pháp, ý tưởng hoàn thiện.

7.Người gây nhiễu: Một số người hay gây ra những âm thanh quá lớn làm gián đoạn cuộc họp khi đang tham dự video hội nghị mà không sử dụng nút tắt âm.

=> Giải pháp: Nhắc nhở, yêu cầu họ dừng việc gây ồn. Nếu như họ vẫn không chịu dừng lại hãy nêu rõ tên để cảnh cáo sai phạm, tại một số phần mềm hội nghị truyền hình hiện nay đã có khả năng cho người dùng biết “kẻ làm ồn” ấy là ai.

Trên đây là những chia sẻ, kinh nghiệm cần thiết để giúp cuộc họp hội nghị truyền hình của bạn đạt được kết quả tối ưu nhất. Nam Long Telecom chúc bạn làm việc từ xa đạt được hiệu quả tốt nhất trong mùa dịch! 

Thông tin liên hệ